河北人事檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作規(guī)范

來源: 發(fā)布時間:2022-08-08

數(shù)字檔案室的文書類電子檔案、檔案數(shù)字化的收集、整理、鑒定等,應(yīng)符合《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22)等要求,此外,在辦公自動化等業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成并歸檔保存的電子公文,其質(zhì)量還需滿足完整性要求、版面格式要求、文件格式要求、元數(shù)據(jù)捕獲要求、封裝要求。完整性要求是對于同一事由的往來電子公文齊全、完整,電子公文的組件——正本、定稿、公文處理單、集中記錄修改過程的彩色留痕稿以及確有必要保存的重要修改稿等齊全、完整;紅頭、電子印章齊全、完整;文件標題、文號、主送機關(guān)、正文、發(fā)文機關(guān)署名和成文日期六個要素齊全、完整。應(yīng)建立完善的問題反饋機制,對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過程中產(chǎn)生的問題進行及時反饋和修正。河北人事檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作規(guī)范

河北人事檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作規(guī)范,檔案數(shù)字化

為確保各門類電子檔案及其元數(shù)據(jù)的準確和及時采集、捕獲、保存,提供便捷、有效的數(shù)字檔案資源利用,應(yīng)結(jié)合檔案數(shù)字化、數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)或運行需要,為數(shù)字檔案室配備必要的正版基礎(chǔ)軟件,包括數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)、中間件、全文檢索、光學字符識別(OCR)等軟件。應(yīng)選用主流數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),如關(guān)系型數(shù)據(jù)庫,其性能應(yīng)能支持本單位今后較長一個時期數(shù)字檔案資源管理的需要。安全保障體系應(yīng)結(jié)合實際,參照信息系統(tǒng)安全等級保護有關(guān)要求,從多層面為數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)建立安全保障體系。涉密數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)必須按照國家有關(guān)涉密信息系統(tǒng)分級保護的規(guī)定執(zhí)行。天津檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作建議將數(shù)字圖像存儲為單頁文件,并按檔號與圖像流水號的組合對圖像命名。

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志書以地區(qū)為主,綜合記錄該地自然和社會方面有關(guān)歷史與現(xiàn)狀的著作,目前已經(jīng)成為各省市地方、機關(guān)單位的一項常規(guī)性工作。上海新影捷信息技術(shù)有限公司在多方調(diào)查研究的基礎(chǔ)上,開發(fā)了一套基于互聯(lián)網(wǎng)的高效、開放、安全、成熟的志書在線編纂管理系統(tǒng)產(chǎn)品。通過建設(shè)志書在線編纂管理系統(tǒng),實現(xiàn)與地情資源管理與利用工作的高效采集、集中管理、動態(tài)調(diào)用和服務(wù)功能的高度互聯(lián)互通,通過引入信息化編纂方式,提升數(shù)字方志信息化、檔案數(shù)字化建設(shè)進程,促進方志文化發(fā)揮,提升方志工作的影響力,為地方志辦信息化建設(shè)總體目標奠定堅實基礎(chǔ),實現(xiàn)為本地區(qū)經(jīng)濟、文化建設(shè)提供服務(wù)的目標。

檔案數(shù)字化的圖像存儲是對掃描后形成的圖像文件,采用JPEG彩色格式存儲,同時生成JPEG格式文件。紙質(zhì)檔案形成的JPEG格式電子圖像文件形成對應(yīng)的PDF文件。按照案卷形成的規(guī)律進行多頁文件的合并及PDF文件轉(zhuǎn)換,便于掛接和利用。條目著錄要求對檔案目錄數(shù)據(jù)進行看圖著錄,在錄入數(shù)據(jù)同時做好校對、質(zhì)檢工作,核對著錄項目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準確,發(fā)現(xiàn)不合格數(shù)據(jù)時須進行修改或重錄,確保著錄數(shù)據(jù)的準確性,并按要求建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。檔案部門應(yīng)指派專門人員參與紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的監(jiān)督、指導(dǎo),完成質(zhì)量監(jiān)控等方面的工作。

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檔案數(shù)字化前處理要求按要求區(qū)分同一案卷中的掃描件和非掃描件,并建立掃描件與非掃描件區(qū)分標識,同時在《紙質(zhì)檔案前處理工作流程單》上注明需掃描文件的起止頁碼、紙張大小和數(shù)量等,為提高掃描效率做好基礎(chǔ)工作;為提高數(shù)字化產(chǎn)品質(zhì)量,檔案數(shù)字化時允許拆卷,但拆卷時必須在保護檔案不受損害的前提下拆除裝訂物(檔案內(nèi)的成冊文獻書籍資料不拆卷);按照檔案局《檔案修裱技術(shù)規(guī)范》等修裱技術(shù)要求,根據(jù)檔案破損情況的不同,制定檔案修裱方案,采用專業(yè)修補、托裱技術(shù),對檔案進行搶救行復(fù)原。從規(guī)章制度的建立健全程度等方面考查加工企業(yè)的管理能力。浙江基建檔案數(shù)字化服務(wù)公司

應(yīng)科學建立紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的存儲路徑,確保數(shù)據(jù)掛接的準確性。河北人事檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作規(guī)范

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