會議服務布置會場： 1.擺信箋、鉛筆 （1）操 作 規(guī) 則：①將信箋輕放于每個座位的桌面上，紙與紙間距均勻，紙下邊距桌邊兩指。②筆削好斜放于信箋上。 （2）質量標準或要求：①信箋中心線在一條直線上。②筆尖朝前呈45度擺放在信箋上。③筆尾靠信箋下端，標志朝上。 2.擺茶杯 （1）操 作 規(guī) 則：①左手端托，右手將配有墊碟的茶杯均勻放在桌面上杯柄朝右，杯內茶葉統(tǒng)一放置、適量。②無墊碟改放杯墊，或根據(jù)主辦單位要求放礦泉水。 （2）質量標準或要求：①擺放整齊、統(tǒng)一，茶碟右邊緣與椅子右邊緣在一條直線上。②課桌式，茶杯擺放橫看、豎看、側看都呈一條直線。③回字式，茶杯擺放側看平行、整齊、美觀。④杯碟上邊緣與桌邊距3—3.5cm。杯柄與桌面約成45度角。 3.擺香巾籃 （1）操 作 規(guī) 則：左手端托，右手將香巾籃放于茶碟右側。 （2）質量標準或要求：香巾籃完好、潔凈，左邊緣距茶碟2-2.5cm，上邊緣距桌邊3cm。會前派專人協(xié)助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關方面的情況。白云區(qū)商務會議服務電話
會議方案是組織籌備會議的總遵循，是從源頭把控會議時間的重要依據(jù)。 一是精心設計會議方案。根據(jù)議題的重要性和議題之間的連貫性，科學合理確定會議議程，分配議題時間、明確時間節(jié)點，保障會議運轉高效順暢。 二是協(xié)助領導選定議題。要根據(jù)會議性質和議題輕重緩急，向領導建議較為合適的議題數(shù)量，防止因議題數(shù)量過多而導致固定時間內討論不充分或會議時間被延長。比如，征求意見座談會一般應一會一題，研究具體事項的會議一般應控制在五項議題內。要與議題承辦部門充分溝通，共同做好上會議題有關準備工作，對醞釀不成熟、準備不充分的議題，及時建議領導推遲上會。 三是制定重點環(huán)節(jié)分項方案。會議的重點、復雜環(huán)節(jié)要準備細致，詳細制定運行流程。比如會中轉換議題、頒獎等，涉及人員轉場、會場布置等，從人員排序站位、移動路線，到服務人員進場時機、會場布置方式、所需時間等各環(huán)節(jié)要事先明確，做到變而有序、快而不亂。白云區(qū)商務會議服務電話大型會議活動是一項全局性的工作，因此搞好友鄰協(xié)調工作尤為重要。
會議中服務內容： 1、到了會議舉辦時間的臨界點，參加會議的人從全國各地到達，這時候需要派人專門前往各個到達地點接待。 2、參會人員到達住宿地點后，跟其確認好房間樓層以及房間號，并詢問是否有特殊要求，并跟參會人員確定用餐時間、用餐標準及特殊客人，以保證會議服務中得到好的體驗。 3、會議旅游線路行程、用車、導游以及是否新增加景點等確認。 4、會議娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。 5、會議表示合影留念、為表示提供文秘服務及相關服務。 會議后服務內容： 1、會議結束后，將各個參會人員送到指定的返回地點，就完成了整個會議服務。 2、后續(xù)通過電話回訪等多種方式了解會議服務反饋，以便進行整個會議服務內容的復盤。
一般而言，會議確定以及成功舉行，大多經過以下幾個環(huán)節(jié)： 1.確定：這個時間需要的是耐心與細致——得一一推敲設想得流程及預案，盡可能把方案細化，然后以書面的形式確認雙方的權利、義務與責任，并簽署相關服務協(xié)議。 2.執(zhí)行：嚴格而又人性化地執(zhí)行協(xié)議，將是雙方合作精神的高度升華。不管設想如何完美，任何計劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本著合作的理念，拋開暫時的不合，以會展的圓滿結局為一致奮斗目標。在此期間，雙方需要口頭或書面承諾原來協(xié)議以外的服務視為協(xié)議的延伸，并臨時決定雙方簽字負責人，所有臨時往來允許采取事前商議、事后結算的方式執(zhí)行。 3.結算：雙方財務人員認真核對各類單據(jù)，嚴格按照協(xié)議執(zhí)行核算。會場工作人員必須服從上級領導，要按本企業(yè)的要求辦事。
商務會議的會議模式——交互式電話會議： 交互式電話會議非常經濟，他可以經常召開；這種會議方式實現(xiàn)起來非常簡便。與視頻會議不同，交互式電話會議只提供多方語音的交流，不需要看見每個人的面容。 交互式電話會議的特點：經濟實惠、使用方便、管理簡易、容量龐大、功能強大。 實現(xiàn)方式： （1）用戶向通信公司提出會議要求，由通信公司為用戶分配會議接入號碼。 （2）系統(tǒng)可通過密碼鑒權方式對所有與會者進行身份鑒別。 （3）會議主持人既可通過話機終端,按相應功能鍵完成會議主持功能,也可以通過電腦連接到會議平臺，通過WEB界面完成主持人操作；與會者可利用話機終端申請發(fā)言和討論。會務服務常用的洗滌設備有：洗衣機、洗杯機等。白云區(qū)商務會議服務電話
堅持會議組織服務工作程序化、規(guī)范化、制度化，是保證會議質量決策的重要因素。白云區(qū)商務會議服務電話
會務服務工作人員的行為基本要求： 1)服從上級領導 會場工作人員必須服從上級領導，要按本企業(yè)的要求辦事，要如實地向領導報告工作，尊重和維護上級的威信，有問題要及時請示，增強工作的主動性，盡職盡則的做好分內的服務工作。要細心觀察、善于分析，不斷提高服務水平，遇到問題要敢于承擔責任。 2)尊重同事 要有與同事友好相處的愿望，并以自己的情緒、語言以及得體的舉止和友好的態(tài)度向對方表達友好相處的愿望，以建立彼此間的信任和友誼。 3)協(xié)調友鄰 會議接待服務是一項綜合性工作，要靠各部門的共同努力來完成。尤其是大型會議活動，更是一項全局性的工作，因此搞好友鄰協(xié)調工作尤為重要。這就要求會議接待人員要有大局觀念，局部服從大局，從整體出發(fā)，不能只考慮個人利益，只有把整體利益放在一位，才能協(xié)調好各方資源，共同把工作做好。白云區(qū)商務會議服務電話
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